P&L Là Gì? Các Bước Lập Báo Cáo P&L Của Gian Hàng Thương Mại Điện Tử

09/08/2024

P&L viết tắt của từ gì? Báo cáo P&L là gì trong kinh doanh? Nếu bạn đang tìm kiếm các câu trả lời trên và cách để tối ưu hóa doanh thu – giảm chi phí, bài toán này sẽ có ngay lời giải chi tiết tại đây. TTK Global Ventures sẽ mang đến cho bạn một cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về P&L, cũng như các bước lập một báo cáo P&L của gian hàng Thương mại điện tử. Hãy cùng khám phá nhé!

Hướng dẫn lập báo cáo P&L chi tiết cho gian hàng Thương mại điện tử

1. Giới thiệu về P&L

P&L là gì?

P&L, viết tắt của “Profit and Loss” (Lãi và Lỗ), là một báo cáo tài chính quan trọng tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thường là hàng quý hoặc hàng năm. Đối với các gian hàng thương mại điện tử, P&L giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh và khả năng sinh lời của gian hàng.

Báo cáo P&L còn được gọi là “Báo cáo thu nhập” hoặc “Báo cáo kết quả kinh doanh”. Nó cho thấy doanh nghiệp đã tạo ra bao nhiêu doanh thu, phát sinh bao nhiêu chi phí và cuối cùng là lợi nhuận (hoặc lỗ) trong kỳ báo cáo.

Tầm quan trọng của báo cáo P&L trong quản lý gian hàng TMĐT

Báo cáo P&L đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý gian hàng TMĐT

Báo cáo P&L đóng vai trò then chốt trong việc quản lý hiệu quả một gian hàng thương mại điện tử. Hãy cùng TTK Global Ventures điểm qua những lợi ích chính mà P&L mang lại:

Phân tích hiệu suất tài chính

Báo cáo P&L cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất tài chính của gian hàng thương mại điện tử. Nó cho phép bạn theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong từng giai đoạn, từ đó đánh giá được xu hướng và hiệu quả của các chiến dịch marketing, khuyến mãi hay sản phẩm nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất.

Theo một nghiên cứu từ Shopify, khoảng 60% doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hiệu suất tài chính của họ, dẫn đến những quyết định sai lầm trong kinh doanh. Việc có một báo cáo P&L rõ ràng sẽ giúp bạn tránh khỏi tình trạng này.

Quản lý dòng tiền

Dòng tiền là yếu tố sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào. Báo cáo P&L không chỉ cho bạn biết lợi nhuận mà còn giúp bạn kiểm soát chi phí và xác định các khoản chi tiêu không cần thiết. Theo một khảo sát của QuickBooks, 82% doanh nghiệp thất bại là do quản lý dòng tiền kém. Với báo cáo P&L, bạn có thể theo dõi các khoản chi phí hàng tháng và điều chỉnh kịp thời để duy trì dòng tiền ổn định.

Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Báo cáo P&L cung cấp thông tin quan trọng để bạn ra quyết định về chiến lược phát triển kinh doanh. Bạn có thể phân tích các khoản chi phí và doanh thu từ từng sản phẩm, từ đó quyết định nên tiếp tục đầu tư vào sản phẩm nào hoặc cắt giảm sản phẩm nào. Nếu bạn không có P&L, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra những quyết định quan trọng này.

Thu hút đầu tư và đối tác

Khi bạn muốn mở rộng kinh doanh hoặc tìm kiếm nguồn vốn đầu tư, một báo cáo P&L đầy đủ và rõ ràng sẽ là minh chứng cho sức khỏe tài chính của bạn. Các nhà đầu tư luôn muốn thấy rằng doanh nghiệp của bạn có khả năng tạo ra lợi nhuận và quản lý chi phí hiệu quả. Theo một báo cáo của CB Insights, 38% doanh nghiệp thất bại do thiếu vốn, và việc có báo cáo P&L rõ ràng có thể giúp bạn thu hút được nguồn vốn cần thiết.

So sánh Báo cáo P&L và Bảng cân đối kế toán

Trước khi đi tìm hiểu sự khác biệt giữa Báo cáo Kết quả Kinh doanh (P&L) và Bảng cân đối kế toán, hãy cùng TTK Global Ventures nắm rõ về mục tiêu của hai loại báo cáo này

Báo cáo P&L: Giúp bạn trả lời câu hỏi: “Doanh nghiệp đã kiếm được bao nhiêu trong kỳ?” Bằng cách so sánh các chỉ số như lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng qua các kỳ, bạn có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán: Giúp bạn trả lời câu hỏi: “Doanh nghiệp có gì và nợ ai?” Bảng này cho thấy doanh nghiệp đang sử dụng vốn như thế nào, có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ hay không.

Bảng so sánh Báo cáo P&L và Bảng cân đối kế toán

2. Cấu trúc của báo cáo P&L

Báo cáo P&L bao gồm nhiều thành phần quan trọng, mỗi thành phần này đều có vai trò riêng trong việc xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp. Một báo cáo P&L điển hình cho gian hàng thương mại điện tử thường bao gồm các thành phần chính sau:

2.1. Doanh thu

Đây là tổng số tiền thu được từ việc bán hàng trong kỳ báo cáo. Đối với gian hàng TMĐT, doanh thu có thể đến từ nhiều nguồn như bán sản phẩm trực tiếp, phí hoa hồng (nếu bạn là một marketplace), dịch vụ gia tăng…

2.2. Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất và bán sản phẩm, chẳng hạn như:

Chi phí sản xuất: Chi phí nguyên liệu, nhân công, và các chi phí khác liên quan đến việc sản xuất sản phẩm.
Chi phí vận chuyển: Chi phí giao hàng đến tay khách hàng.
Chi phí marketing: Các khoản chi cho quảng cáo, khuyến mãi để thu hút khách hàng.

Việc theo dõi chi phí bán hàng giúp bạn xác định được lợi nhuận gộp và hiệu quả hoạt động của gian hàng.

2.3. Chi phí vận hành

Chi phí vận hành là các chi phí không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất hàng hóa nhưng cần thiết để duy trì hoạt động của gian hàng. Đây là các chi phí để duy trì hoạt động của gian hàng TMĐT như chi phí marketing, lương nhân viên, chi phí duy trì website, phí đăng ký trên các sàn TMĐT…

2.4. Lợi nhuận gộp

Lợi nhuận gộp là phần doanh thu còn lại sau khi trừ đi chi phí bán hàng. Công thức tính lợi nhuận gộp là:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Chi phí bán hàng

Lợi nhuận gộp cho bạn biết mức độ sinh lời của các sản phẩm mà bạn đang bán. Nếu lợi nhuận gộp thấp, bạn cần xem xét lại chiến lược giá cả hoặc giảm chi phí sản xuất

2.5. Lợi nhuận ròng

Lợi nhuận ròng là số tiền cuối cùng mà doanh nghiệp thu được sau khi đã trừ tất cả các chi phí, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí vận hành. Công thức tính lợi nhuận ròng là:

Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận gộp – Chi phí vận hành

Lợi nhuận ròng là chỉ số quan trọng để đo lường sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Một lợi nhuận ròng tích cực cho thấy rằng gian hàng của bạn đang hoạt động hiệu quả và có khả năng sinh lời.

3. Các bước lập báo cáo P&L cho gian hàng Thương mại điện tử

Quy trình lập báo cáo P&L cho gian hàng TMĐT

Tại TTK Global Ventures, chúng tôi đã hỗ trợ nhiều gian hàng TMĐT lập báo cáo P&L hiệu quả. Dưới đây là quy trình 5 bước mà bạn có thể áp dụng:

Bước 1: Thu thập dữ liệu tài chính:

Đầu tiên, bạn cần thu thập toàn bộ dữ liệu tài chính cần thiết để lập báo cáo P&L. Những nguồn dữ liệu này có thể bao gồm:

- Doanh thu từ bán hàng: Dữ liệu từ các đơn hàng đã hoàn tất.
- Chi phí vận chuyển: Tất cả các chi phí liên quan đến giao hàng.
- Chi phí marketing: Các chi phí cho quảng cáo và khuyến mãi.
- Chi phí vận hành: Các chi phí cố định và biến đổi trong quá trình hoạt động.

Bước 2: Tính toán doanh thu:

Tiếp theo, bạn cần tính toán tổng doanh thu từ các kênh bán hàng khác nhau. Đảm bảo rằng bạn đã bao gồm tất cả các khoản doanh thu từ cả các kênh truyền thống và trực tuyến. Bạn có thể tạo bảng tính để theo dõi doanh thu từ từng kênh một cách dễ dàng.

Lưu ý hãy xử lý các khoản giảm trừ (trừ đi các khoản chiết khấu, hoàn trả hàng để có con số doanh thu thực) và tính doanh thu theo thời gian bằng cách đảm bảo chỉ tính doanh thu phát sinh trong kỳ báo cáo.

Bước 3: Tính toán chi phí:

Phân loại chi phí thành hai loại chính đó là chi phí cố định (như phí duy trì website) và chi phí biến đổi (như chi phí đóng gói, vận chuyển).

Đối với các chi phí phát sinh cho nhiều kỳ (ví dụ: phí đăng ký sàn TMĐT hàng năm), cần phân bổ đúng phần chi phí cho kỳ báo cáo hiện tại. Đừng quên theo dõi chi tiết và ghi chép cụ thể từng khoản chi phí để dễ dàng phân tích và tối ưu sau này nhé.

Bước 4: Tính lợi nhuận:

Sau khi đã có số liệu về doanh thu và chi phí, bạn có thể tính lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Chi phí bán hàng Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận gộp – Chi phí vận hành Tỷ suất lợi nhuận = Lợi nhuận / Doanh thu

Tính được tỷ suất lợi nhuận sẽ giúp doanh nghiệp bạn so sánh được hiệu quả kinh doanh qua các kỳ hoặc với các đối thủ trong ngành, từ đó nhìn rõ ràng hơn về khả năng sinh lời của gian hàng.

Bước 5: Hoàn thiện báo cáo P&L:

Cuối cùng, bạn cần hoàn thiện báo cáo P&L của mình để trình bày một cách chuyên nghiệp. Báo cáo cần bao gồm các mục sau:

Tiêu đề báo cáo: Ghi rõ “Báo cáo Lãi và Lỗ” và khoảng thời gian báo cáo.
Doanh thu: Tổng doanh thu từ tất cả các nguồn.
Chi phí bán hàng: Tóm tắt tất cả các chi phí liên quan đến việc bán hàng.
Lợi nhuận gộp: Tính toán lợi nhuận gộp.
Chi phí vận hành: Liệt kê tất cả các chi phí vận hành.
Lợi nhuận ròng: Tính toán lợi nhuận ròng và đưa ra tổng kết cuối cùng.

Bạn có thể sử dụng các phần mềm kế toán hoặc bảng tính Excel để tạo báo cáo P&L một cách dễ dàng và chính xác. Ngoài ra, hãy chú ý đến cách trình bày báo cáo sao cho dễ đọc và hiểu, giúp cho việc quản lý tài chính trở nên trực quan hơn.

Lời khuyên từ TTK Global Ventures: Hãy duy trì việc lập báo cáo P&L đều đặn, ít nhất là hàng quý. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi sát sao tình hình tài chính của gian hàng và kịp thời đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

4. Công cụ hỗ trợ lập báo cáo P&L

Để việc lập báo cáo P&L trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng một số công cụ và phần mềm hỗ trợ. Dưới đây là một số gợi ý:

Phần mềm kế toán tích hợp

QuickBooks:
- Đây là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất, giúp bạn dễ dàng theo dõi doanh thu, chi phí và lập báo cáo P&L một cách tự động.
- QuickBooks cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết, cho phép bạn phân tích hiệu suất kinh doanh của mình một cách hiệu quả.
Xero:
- Xero là một lựa chọn tuyệt vời khác cho các doanh nghiệp nhỏ, với giao diện thân thiện và tích hợp nhiều tính năng hữu ích như quản lý hóa đơn, theo dõi chi phí và lập báo cáo.
- Xero cũng cho phép bạn kết nối với các ngân hàng và ứng dụng khác để tự động hóa quy trình quản lý tài chính.

Công cụ trực tuyến

Google Sheets:
- Nếu bạn không muốn sử dụng phần mềm chuyên dụng, Google Sheets là một công cụ tuyệt vời để tạo và quản lý báo cáo P&L.
- Bạn có thể tạo mẫu báo cáo P&L tùy chỉnh, chia sẻ với các thành viên trong nhóm và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
Zoho Books:
- Zoho Books cung cấp một giải pháp kế toán toàn diện với tính năng lập báo cáo P&L tự động.
- Bạn có thể theo dõi doanh thu và chi phí, cũng như tạo các báo cáo tài chính khác một cách dễ dàng.

Ứng dụng di động

Wave:
- Wave là một ứng dụng kế toán miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, cho phép bạn theo dõi doanh thu và chi phí, lập báo cáo P&L và quản lý hóa đơn ngay trên điện thoại di động.
- Ứng dụng này rất dễ sử dụng và cung cấp các tính năng hữu ích cho các chủ doanh nghiệp.
FreshBooks:
- FreshBooks là một ứng dụng kế toán mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp bạn quản lý hóa đơn, theo dõi thời gian và lập báo cáo P&L một cách dễ dàng.
- Ứng dụng này cung cấp giao diện thân thiện và cho phép bạn theo dõi chi phí và doanh thu từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet.

Tại TTK Global Ventures, chúng tôi thường khuyên các khách hàng sử dụng kết hợp giữa phần mềm kế toán tích hợp và công cụ trực tuyến. Ví dụ, bạn có thể sử dụng QuickBooks để tự động hóa việc thu thập dữ liệu và tạo báo cáo cơ bản, sau đó xuất dữ liệu sang Google Sheets để tùy chỉnh và phân tích sâu hơn.

5. Các lỗi thường gặp khi lập báo cáo P&L

Dù lập báo cáo P&L là một việc quan trọng, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp vẫn gặp phải một số sai lầm phổ biến. Dưới đây là những lỗi thường gặp mà bạn cần lưu ý:

Phân loại chi phí không chính xác

Lỗi này xảy ra khi bạn không phân biệt rõ giữa chi phí bán hàng và chi phí vận hành. Ví dụ, nhiều người nhầm lẫn khi xếp chi phí marketing vào chi phí bán hàng, trong khi nó thực chất là chi phí vận hành.

Cách khắc phục:

- Tạo một danh sách chi tiết các loại chi phí và phân loại chúng một cách rõ ràng.
- Đào tạo nhân viên kế toán về cách phân loại chi phí đúng cách.
- Sử dụng phần mềm kế toán có tính năng tự động phân loại chi phí.

Bỏ sót doanh thu hoặc chi phí

Đây là lỗi dễ mắc phải, đặc biệt khi bạn có nhiều kênh bán hàng hoặc nhiều loại chi phí khác nhau.

Cách khắc phục:

- Sử dụng checklist để đảm bảo tất cả các nguồn doanh thu và chi phí đều được tính đến.
- Đối chiếu số liệu với các báo cáo từ các sàn TMĐT và ngân hàng.
- Thực hiện kiểm tra chéo bởi một người khác để phát hiện sai sót.

Không tính đến các khoản chiết khấu và hoàn trả

Nhiều gian hàng quên trừ đi các khoản chiết khấu và hoàn trả khi tính doanh thu, dẫn đến việc báo cáo doanh thu cao hơn thực tế.

Cách khắc phục:

- Theo dõi chặt chẽ các khoản chiết khấu và hoàn trả.
- Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng có tính năng tự động trừ các khoản này khi tính doanh thu.
- Đối chiếu số liệu với báo cáo từ các sàn TMĐT để đảm bảo tính chính xác.

Lời khuyên từ TTK Global Ventures: Hãy xem việc lập báo cáo P&L như một quá trình học hỏi và cải tiến liên tục. Mỗi lần bạn phát hiện và sửa một lỗi, bạn đang tiến gần hơn đến một báo cáo P&L hoàn hảo và đáng tin cậy.

6. Tổng kết

Báo cáo P&L là một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý tài chính của gian hàng thương mại điện tử. Nó giúp bạn nắm bắt được tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn. Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về P&L là gì, tầm quan trọng của nó, cũng như các bước để lập một báo cáo P&L chuyên nghiệp cho gian hàng của bạn.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng một báo cáo P&L chính xác và kịp thời không chỉ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn, mà còn là chìa khóa để thu hút đầu tư và đối tác trong tương lai. Và đừng quên tại TTK Global Ventures, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ bạn trong quá trình quản lý tài chính cho gian hàng TMĐT. Từ việc nghiên cứu sản phẩm, khởi tạo đến vận hành gian hàng một cách hiệu quả nhất.

Tham khảo dịch vụ E-COMMERCE BUSINESS OPERATION – DỊCH VỤ KHỞI TẠO & VẬN HÀNH GIAN HÀNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ QUỐC TẾ tại đây!

Bài trước

KDP Amazon: Bắt Đầu Hành Trình Xuất Bản Sách Của Bạn Ngay Hôm Nay

Bài kết tiếp

Tối Ưu Hóa Chiến Dịch Với Amazon Ads Từ A Đến Z

Listing nổi bật

Nền Tảng Đa Dịch Vụ

ttkebb

16/09/2024

5 Bước Để Bắt Đầu Kinh Doanh TMĐT Quốc Tế: Từ Ý Tưởng Đến Triệu Đô

Thương mại điện tử đang bùng nổ và khi chúng ta bước vào cuối năm 2024, cơ hội để xây dựng một doanh nghiệp triệu đô chưa bao giờ dễ tiếp cận hơn đối với các nhà bán hàng. Thị trường kỹ thuật số đang phát triển nhanh chóng, nhưng với chiến lược đúng đắn, […]

Đọc thêm

Tin tức

ttkebb

13/09/2024

Temu Vươn Lên Vị Trí Website Thương Mại Điện Tử Đứng Thứ 2 Thế Giới

Hai năm sau khi ra mắt, Temu đã vượt qua eBay để trở thành website thương mại điện tử có lượt truy cập đứng thứ hai trên thế giới. Sự tăng trưởng mạnh mẽ của Temu Temu, dù có nhiều rào cản, là công ty thương mại điện tử duy nhất trong danh sách 20 […]

Đọc thêm

Tin tức

ttkebb

12/09/2024

Xu hướng “bia không cồn” bùng nổ: Hai thương hiệu đang dẫn đầu trên thị trường Amazon

Trong những năm gần đây, tính sẵn có và quan trọng hơn chất lượng của bia không cồn đã cải thiện đáng kể, dẫn đến nhu cầu tăng vọt và thị trường ngày càng sôi động (đặc biệt là trên Amazon). Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích sự quan tâm ngày càng […]

Đọc thêm

USP là gì? Cách phát triển USP sản phẩm cho Startup và Doanh nghiệp nhỏ

Nền Tảng Đa Dịch Vụ

Admin

12/09/2024

USP Là Gì? Cách Phát Triển USP Sản Phẩm Cho Startup Và Doanh Nghiệp Nhỏ

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc tạo ra sự khác biệt giữa các sản phẩm và dịch vụ là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng mà còn tạo dựng lòng trung thành từ phía họ. Để làm được điều này, mỗi sản phẩm cần có […]

Đọc thêm