Khi bước chân vào thế giới kinh doanh, dù bạn là sinh viên mới ra trường, đã đi làm một thời gian nay chuyển hướng, hay một nhà đầu tư mới, một trong những việc đầu tiên và quan trọng nhất là học cách quản lý tài chính. Đây không chỉ là bước đệm giúp bạn vững vàng trước biến động của thị trường mà còn là nền tảng vững chắc cho những phát triển trong tương lai. Cùng chuyên gia tài chính của TTK GLOBAL VENTURES đi qua bước đầu tiên để xây dựng nền tảng quản lý tài chính hiệu quả, từ việc hiểu biết về các loại chi phí trong doanh nghiệp và cách tối ưu hóa chúng.

Nghệ thuật quản lý chi phí

Tổng quan kiến thức cơ bản

Thứ đầu tiên mà một người kinh doanh nên quan tâm đến chính là chi phí, vậy chi phí là gì?

Chi phí là số tiền bạn cần chi trả cho một loại tài sản, mặt hàng hay dịch vụ nào đó. Một cách tổng quát, chi phí có thể được chia thành 2 nhóm chính: Chí phí đầu tư (CapEx – capital expenditure) và Chi phí hoạt động (OpEx – Operation expensese).

CapEx bao gồm các khoản mua sắm lớn mà doanh nghiệp thực hiện để cải thiện hoạt động kinh doanh trong tương lai. Đây là những khoản đầu tư dài hạn vào tài sản cố định như nhà máy, máy móc, thiết bị, và xe cộ. Ngược lại, OpEx, hay Chi phí hoạt động, là những khoản chi tiêu hàng ngày mà doanh nghiệp phải trả để duy trì hoạt động kinh doanh. Ví dụ về OpEx bao gồm lương nhân viên, tiền thuê, tiền điện, và các loại thuế phí.

CapEx thường sẽ có giá trị lớn và ảnh hưởng dài hạn đến doanh nghiệp, do đó việc quản lý CapEx đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về hiệu quả đầu tư và khả năng thu hồi vốn. Trong khi đó, OpEx thường linh hoạt hơn và dễ dàng điều chỉnh trong ngắn hạn để phản ứng với điều kiện kinh doanh thay đổi.

Tối ưu hóa chi phí, dù là CapEx hay OpEx, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tài nguyên mà còn đóng vai trò then chốt trong việc tăng lợi nhuận. Khi chi phí được kiểm soát và tối ưu hóa, doanh nghiệp sẽ có khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn từ các hoạt động kinh doanh cũng như nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động. Điều này, qua thời gian, sẽ tạo ra một cơ sở vững chắc cho sự phát triển và thịnh vượng của doanh nghiệp.

Chi phí đầu tư (CapEx – Capital Expenditure)

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung phân tích sâu vào OpEx thay vì chi phí đầu tư (CapEx). Lý do chính là vì OpEx có một ảnh hưởng trực tiếp và liên tục đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Sự thay đổi nhỏ trong OpEx có thể dẫn đến những biến đổi lớn trong hiệu quả hoạt động và kết quả kinh doanh. Trong khi đó, CapEx thường liên quan đến các quyết định dài hạn và ít thay đổi hơn. Tôi tin rằng việc tập trung vào OpEx sẽ mang lại nhiều giá trị hơn cho người đọc, đặc biệt là những người đang tìm kiếm cách để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Chi phí hoạt động (OpEx – Operation Expenses)

Tối ưu chi phí hoạt động

Đối với Chi phí hoạt động ta lại cần phải phân biệt 2 loại chi phí quan trọng bao gồm:

• Định phí là những chi phí không dễ dàng thay đổi bất kể doanh số của bạn tăng hay giảm, như tiền thuê văn phòng, thuê mặt bằng hóa đơn điện, nước. Những chi phí này đặc trưng bởi tính ổn định và dễ dự đoán, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch tài chính dài hạn của doanh nghiệp
• Biến phí, ngược lại, là những chi phí thay đổi tùy theo mức độ sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp. Các chi phí này có thể bao gồm chi phí nguyên liệu, chi phí lao động, chi phí tiện ích, và hoa hồng. Biến phí tăng lên khi sản lượng sản xuất tăng và giảm đi khi sản lượng giảm. Điều này có nghĩa là, khi một công ty sản xuất nhiều hơn, họ sẽ phải chi trả nhiều hơn cho nguyên vật liệu và lao động.

Điểm khác biệt cơ bản giữa định phí và biến phí nằm ở tính chất của chúng đối với sản lượng sản xuất. Định phí không thay đổi và không phụ thuộc vào sản lượng, trong khi biến phí linh hoạt và thay đổi theo sản lượng. Hiểu rõ được điều này cũng giúp chúng xác định được điểm hòa vốn – đó là mức doanh số vừa đủ để ta bù được tổng chi phí, bao gồm cả định phí và biến phí. Theo công thức sau:

Điểm hòa vốn = Tổng định phí / (Giá bán trung bình mỗi đơn vị – Biến phí trung bình mỗi đơn vị)

Đây cũng có thể dùng làm nguồn thông tin tham khảo quan trọng về các mục tiêu ngắn hạn trong giai đoạn đầu khi khởi sự kinh doanh.

Quay lại với khía cạnh tối ưu vận hành, việc giảm thiếu được các biến phí là một mục tiêu quan trọng của nhiều doanh nghiệp. Điều này có thể đạt được thông qua việc xác định biến phí tồn tại trong các hoạt động vận hành chính của doanh nghiệp. Từ đó, xem xét tăng hiệu suất sản xuất, cải tiến quy trình, đào tạo nhân sự,… giúp giảm thiểu biến phí đồng thời đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Để có cái nhìn cụ thể hơn trong việc tối ưu biến phí, chúng ta hãy cùng xem xét một ví dụ tham khảo trong hoạt động kinh doanh TMĐT, các khía cạnh chiến lược tối ưu có thể rà soát bao gồm:

Giảm Chi Phí Nguyên Liệu Thông Qua Mua Sắm Sỉ

Một trong những biến phí lớn nhất trong kinh doanh là chi phí nguyên liệu để sản xuất các sản phẩm. Để giảm thiểu chi phí này, với những cân nhắc thời điểm phù hợp, ta có thể bắt đầu mua nguyên vật liệu theo số lượng lớn từ các nhà cung cấp sỉ với giá thấp hơn đáng kể so với giá lẻ. Song song đó đàm phán với các nhà cung cấp để nhận được mức giá tốt nhất dựa trên cam kết mua hàng định kỳ, sẽ giúp giảm đáng kể chi phí nguyên liệu trên mỗi sản phẩm.

Tối Ưu Hóa Quy Trình Sản Xuất

Để có thể đạt được sự tối ưu trong quy trình sản xuất chúng ta cần áp dụng quy trình sản xuất tinh gọn,đồng thời giảm thiểu lãng phí trong mọi khâu từ sản xuất đến đóng gói. Song song đó, việc thiết lập một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả sẽ góp phần làm giảm thiểu tình trạng dư thừa nguyên vật liệu hoặc sản phẩm tồn kho, từ đó giảm thiểu chi phí lưu trữ và giảm rủi ro hao mòn. Điều này vô hình chung sẽ giúp cải thiện đáng kể chi phí hoạt động.

Cải Thiện Chi Phí Vận Chuyển

Để giảm biến phí liên quan đến vận chuyển, ta có thể tìm kiếm và so sánh các dịch vụ vận chuyển khác nhau để tìm ra giải pháp tốt nhất về chi phí và độ tin cậy. Ngoài ra nên tối ưu hóa kích thước và trọng lượng bao bì để giảm thiểu chi phí vận chuyển. Sử dụng vật liệu đóng gói từ nguyên liệu tái chế cũng sẽ giúp giảm chi phí và thể hiện cam kết với môi trường – là xu hướng đang ngày càng được nhiều khách hàng quan tâm.

Tối Ưu Hóa Chiến Lược Giá

Chúng ta có thể tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận từ mỗi sản phẩm, đồng thời giảm thiểu chi phí quảng cáo bằng cách tận dụng khuyến mãi và ưu đãi một cách thông minh. Cùng với đó, người kinh doanh cũng cần kết hợp áp dụng chiến lược giá động, phân tích dữ liệu về xu hướng mua sắm và đối thủ cạnh tranh để điều chỉnh giá sản phẩm một cách linh hoạt.

Từ những khía cạnh trên, ta thấy rằng mình hoàn toàn có thể áp dụng nhiều phương pháp sáng tạo và hiệu quả để tối ưu hóa biến phí, từ quản lý nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, đến vận chuyển và phân phối hoặc ở bất kỳ các hoạt động chính nào trong doanh nghiệp. Và những góc nhìn này đều xuất phát từ việc ta hiểu rõ được cấu trúc chi phí trong các hoạt động vận hành của mình.

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, quản lý chi phí hoạt động không chỉ là một nhiệm vụ mà còn là một nghệ thuật đòi hỏi sự nhạy bén, kiến thức và kỹ năng ứng dụng hiệu quả các lý thuyết vào thực tiễn doanh nghiệp để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Qua bài viết này, tôi hy vọng đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các loại chi phí và cách thức quản lý và tối ưu hóa chi phí trong kinh doanh.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng việc tối ưu hóa chi phí là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự đánh giá và điều chỉnh không ngừng nghỉ. Với tư duy đổi mới và sự sẵn lòng áp dụng phương pháp mới, chúng ta có thể đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí một cách hiệu quả, từ đó tạo lập nên một lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

Theo Gịp Chí Cường